Vital Innova. Consultores tecnológicos, especialistas en software libre

Nota: una versión reducida de este artículo fue publicado en la revista CyLDigital del primer trimeste del año. Aquí os dejo la versión completa. Espero que os resulte interesante.

Hasta hace unos años, los sistemas de información para la gestión y las herramientas TIC para la comunicación y promoción estaban fuera del alcance de la mayoría de las Pymes por dos motivos fundamentales: su elevado coste y su complejidad.
En la actualidad el software libre, las aplicaciones web de pago por uso o SaaS -Software as a Service o Software como servicio -, las herramientas online gratuitas y todo el ecosistema de aplicaciones 2.0 y redes sociales permiten a las pequeñas y medianas empresa medirse en igualdad de condiciones con una gran empresa (o al menos disponer de las mismas herramientas).

En este post me gustaría centrarme en dos tipos de aplicaciones: herramientas colaborativas que permiten mejorar la productividad de los equipos de trabajo y aplicaciones 2.0 orientadas a compartir información. Ambos tipos de aplicaciones comparten una característica fundamental: son aplicaciones web, o lo que es lo mismo, únicamente necesitamos un ordenador con conexión a Internet y un navegador para poder acceder a las mismas. Esta particular característica evita que el empresario tenga que invertir en caros equipos, servidores, y/o licencias de programas para cada equipo.

La primera de las herramientas colaborativas que deberían convertirse en un aliado imprescindible para las Pymes es Google Apps.  Google Apps es un conjunto de herramientas ofimáticas, basadas en web, completamente fiables y seguras. Tiene dos versiones, una gratuita (Google Apps Standard) y otra de pago por uso (Google Apps Entreprise) con un coste de 40 € por usuario y año.

Las herramientas a las que se puede acceder son:
Gmail (correo electrónico web corporativo, es decir, del tipo nombre@miempresa.com), Google Calendar (calendarios compartidos entre miembros del equipo), Google docs (suite ofimática con procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones y mucho más) y Google sites (posiblididad de crear tus sitios web, por ej, para crear de forma gratuita la Intranet de la empresa).
La ventaja de Google docs es que varias personas pueden trabajar sobre un mismo documento simultaneamente, y que se puede compartir el documento con terceros (de dentro o fuera de la empresa). Además, de forma automática Google docs versiona los documentos que se vayan subiendo “a la nube”, con lo que se convierte en una copia de seguridad de los documentos de la empresa en Internet.
Para los fanáticos de MS Office o que todavía no se fíen de tener sus documentos “en la nube”, Google ha lanzado Google Cloud Connect, una aplicación que sincroniza los documentos de MS Office con Google Apps, lo que permite compartir un documento que se esté editando offline y que automáticamente se haga una copia en Google docs.

Aparte de Google Apps, existen multitud de herrramientas colaborativas que se pueden utilizar en la empresa:  por ej. se puede crear una wiki a modo de intranet corporativa o como herramienta de gestión del conocimiento.  También se pueden utillizar herramientas más específicas como Teambox o Collabtive, que son aplicaciones web para gestión de proyectos.

Desde el punto de vista de gestión empresarial, existen herramientas SaaS muy asequibles en el mercado, y que cubren con creces la mayoría de las necesidades de las Pymes en este ámbito (gestión comercial, ventas, gestión de almacenes, facturación), pudiendo citar algunas muy conocidas como Pymegems o Kubbos.

Si nos centramos ahora en aquellas aplicaciones que permiten a la Pyme compartir información (internamente o de forma pública para comunicarnos con nuestros stakeholders), el abanico se abre con infinidad de posibilidades: desde la más sencilla, como puede ser el blog corporativo de la empresa, a plataformas 2.0 para compartir presentaciones (Slideshare) o documentos (Scribd).

No tengas miedo ni te abrumes con tanto nombre en inglés. La mayoría de las aplicaciones se encuentran en español, y son de muy fácil manejo. Siempre puede empezar poco a poco, sabiendo que existen cientos de aplicaciones informáticas gratis o de muy bajo coste esperando a ser utilizadas, y que independientemente de cualquiera que sea su necesidad desde el punto de vista de Sistemas de información, lo más seguro es que ya exista una solución que adapte a su empresa. Si no me crees, busca en Google.