08 Oct

Comunicación y teletrabajo. Mis consejos para comunicarse en remoto y evitar malos entendidos

Carlos

Como ya hemos anunciado en varias ocasiones, Vital Innova se ha convertido en una agencia 100% remota desde septiembre. Sin embargo, no somos novatos en este sentido. Desde hace ya varios años somos Empresa Familiarmente Responsable y una de las medidas de conciliación que ya aplicábamos era la del trabajo en remoto por las tardes. 

Nuestro último cambio no ha sido tan reciente y, por tanto, creemos que nuestra experiencia te puede ayudar si deseas dar el salto al trabajo remoto tanto total como parcialmente. Esta es una lista de consejos o reflexiones que puedo darte, esta vez relacionados con la comunicación del equipo, según mi experiencia personal.

Ten cuidado con el aislamiento laboral

La pandemia de la COVID-19 ha cambiado la forma en la que nos relacionamos socialmente, también en el trabajo. Sin lugar a ninguna duda, ha acelerado procesos de digitalización que hasta ahora en algunas empresas estaban consideradas como un horizonte a muy largo plazo y que en ocasiones las “ha pillado a pie cambiado”. El teletrabajo ha llegado para quedarse y esto ha generado nuevas formas de relación de la empresa con los trabajadores y entre los equipos de trabajo. Y eso genera dificultades. Entre las más duras están que ahora algunas encuestas afirman que 8 de cada 10 trabajadores consideran que padecen aislamiento laboral. 

“8 de cada 10 trabajadores reconocen que padecen aislamiento laboral a causa del teletrabajo”

Trabajar en remoto tiene la innegable ventaja de que el día a día es más relajado y con menos interrupciones, lo que redunda en una mayor productividad. Sin embargo, la pérdida de contacto físico y visual con los compañeros también produce una mayor sensación de monotonía y un deterioro de las relaciones interpersonales. Las relaciones de amistad no tienen la misma naturaleza si se maduran a través de un chat. No se consigue la misma sensación de apego y las relaciones adquieren un menor grado de profundidad e intimidad. Puede que aquellas que se han construido antes del teletrabajo puedan mantenerse, pero esto se convierte en un importante problema cuando se trata de construir nuevas relaciones como, por ejemplo, con trabajadores recientemente incorporados.

“La pérdida de contacto físico y visual con los compañeros también produce una mayor sensación de monotonía y un deterioro de las relaciones interpersonales”

Además, el trabajo en remoto no favorece la adquisición de nuevas competencias y aprendizajes que se llevarían a cabo con total normalidad en el propio proceso de compartir un espacio físico. Mi consejo en este sentido es que en las empresas en las que se imponga el teletrabajo se realicen acciones de formación interna habituales, que permitan a los trabajadores mejorar y ampliar sus conocimientos. Estos talleres de formación pueden ser impartidos por miembros de la propia empresa.

Para intentar que el aislamiento no se convierta en una barrera para la socialización, deberían, también, organizarse acciones de teambuilding periódicas donde se fomenten y fortalezcan las relaciones personales.

 

Consejos de comunicación en teletrabajo

Presta mucha atención al efecto “campana de resonancia”

Uno de los efectos más perniciosos del inevitable aislamiento parcial que produce el teletrabajo es lo que yo denomino “efecto campana de resonancia”. Seamos sinceros: el trabajo diario ofrece muchas ocasiones para enfadarse: un error en una plataforma, un fallo técnico, un cliente con expectativas poco realistas… En la oficina eso pueden ser dos improperios en alto, levantarse del sitio, tomarse un café, ir al baño y se queda ahí. Después, una broma de tu compa de al lado o un comentario sobre el restaurante al que fuiste ayer devuelve todas las aguas a su cauce.

Sin embargo, cuando tu relación es fundamentalmente asíncrona y a través de sistemas de mensajería instantánea, éstos pueden convertirse en un verdadero basurero porque, claro, nadie va a hablar de su rica cena de ayer cuando un compañero está quejándose legítimamente del enésimo fallo de la plataforma de Facebook Ads. Y no nos engañemos, a la mayoría nos apetece desahogarnos de vez en cuando. Esto supone que las quejas de unos y de otros se van sumando, lo que va crispando, como si de un bola de nieve se tratase, el estado psicológico de los miembros del equipo. Las quejas de cada uno van resonando en la campana y haciéndose cada vez más gordas.

Si no quieres que la mierda te llegue hasta las orejas, evita desahogos muy profundos en la comunicación interna y, si no te queda otro remedio, compensa el tono con otras cosas más agradables. No se trata de que te autocensures porque la confianza en tus compañeros es muy importante pero si puedes “ciscarte en todo” en una tarde de cerves o en un entorno más distendido, mejor. Y otra cosa importante, cuenta también las cosas buenas y haz bromas. Así cuidarás la salud mental de tus compañeros. ¡La mala leche se contagia más que el coronavirus y es inmune a la distancia social!

“Es importante cuidar la salud mental de tus compañeros. Cuenta también las cosas buenas y haz bromas”

No te das cuenta de la importancia del lenguaje no verbal hasta que no puedes utilizarlo

La comunicación no verbal refuerza, complementa e incluso sustituye en ocasiones al lenguaje verbal. Elementos vitales como la expresión facial, los gestos, la postura, el contacto visual, el tono, la fluidez, los silencios, etc. aportan un importante grado de información que algunos teóricos consideran hasta el 97% del total de lo transmitido. Y esa gran cantidad de información se pierde en las herramientas habituales de teletrabajo como Slack. 

“Elementos como la expresión facial, los gestos, la postura, el contacto visual o los elementos paraverbales pueden suponer hasta un 97% de la información transmitida en una conversación”

Es en este contexto de información limitada cuando un texto o un comentario meramente informativo puede ser recibido por el receptor como una recriminación con el consiguiente enrarecimiento del ambiente de trabajo, algo que puede llevar a una menor productividad por los roces entre miembros del equipo o incluso a una mayor rotación, lo que supone a las empresas un importante golpe a sus esfuerzos de captación y retención de talento y todo lo que ello supone: más gasto en recursos humanos, en formación, etc. 

Mi consejo aquí es que al menos reuniones de equipo, negociaciones y desembarcos de nuevos proyectos, se hagan por videoconferencia. Además, aunque resulte en ocasiones incómodo para algunos miembros del equipo de trabajo, siempre es mejor una llamada de teléfono que un correo electrónico. Al menos ahí no se pierden los elementos paraverbales y el feedback es mucho más fluido. Eso sí, este consejo no debe hacer olvidar que, en el teletrabajo, la mayor parte de la comunicación va a ser inevitablemente asíncrona.

Pon atención al “Trasfondo de obviedades” y está siempre disponible para recibir feedback

Indudablemente nos movemos con prejuicios (que se lo digan a Kant). Cuando llevamos a cabo un acto comunicativo nunca partimos de cero. Damos siempre algo “por supuesto”. Cuando una comunicación es fluida estos elementos que consideramos “obvios” se van modulando a medida que ambos intervinientes se relacionan. Sin embargo, si hay elementos que dificultan esta relación comunicativa o ésta es sustancialmente asíncrona, esta progresiva modulación es más complicada y es posible que parte de lo debería haberse dicho en algún momento “se quede en el tintero”, lo que puede originar que un trabajo se realice de manera incorrecta o parcial. Mi consejo es que antes de que se pierda nada, “mejor pasarse que quedarse corto”. No des nunca nada por hecho porque, en demasiadas ocasiones, lo que no digas quedará en el limbo.

“En comunicación asíncrona, siempre es mejor contar lo obvio a que algo se quede sin decir”

Y como consecuencia de esto, es también importante que estés abierto/a a recibir más información de la que acostumbras. Lo que conocemos como feedback. Y más aún, si no lo haces, pídelo. Fórmulas como “tú que piensas sobre ello”, “qué te parece” o “¿me he explicado bien?” son muy útiles para provocar que el otro te dé más información. Cuando has perdido el 97% de la información… siempre se necesita más. 

Por supuesto, ofrece el beneficio de la duda al otro y no creas de primeras que cualquier tipo de información es un ataque. Recuerda siempre que formáis parte del mismo equipo con un objetivo idéntico: satisfacer las necesidades del cliente.

Nunca subestimes el valor de una buena cámara con tiro amplio y profundidad de campo

No nos engañemos. Somos algo más que una cara bonita pixelada. Del mismo modo que si eres un taxista necesitarás un buen automóvil, que sea seguro, que consuma lo menos posible, etc. ahora que vas a reunirte constantemente por videoconferencia necesitas una buena cámara. No es lo mismo hablar con una cabeza llena de píxeles, que con un cuerpo y un entorno. Las manos, los gestos, la habitación donde te encuentras, etc. te ayuda al proceso de comunicación. Sé que mola ponerse el fondo playero del Teams, pero dará la sensación de que tienes algo que ocultar.

Te sugiero que inviertas en una cámara web con buena resolución, si es posible con su propia iluminación, que te permita ofrecer un plano de busto a la altura de los ojos y con buena profundidad de campo, que es más parecido a cómo nos relacionaríamos en un entorno físico. ¡Que se fastidie el que no se ha quitado el pijama! La época de ocultar que trabajas en casa ya ha pasado. Ahora está normalizado y a nadie debería extrañarle.

Pon atención a los horarios y defiéndelos de “puertas para afuera”

Teletrabajar implica necesariamente convertir tu entorno familiar y tu hogar en tu entorno de trabajo y cada miembro del equipo posee una realidad y un contexto únicos. Si bien es cierto que es ampliamente recomendable que todos los miembros del equipo compartan parte del horario, se debe ser sensible a las situaciones personales de cada uno. A algunos les gustará más trabajar a última hora de la tarde cuando los niños están ya duchados, otros serán más productivos antes de que salga el sol, está el tragón que necesita comer un generoso “tentempié” a media mañana o a la que le gusta remolonear un poco más en la cama. La realidad horaria tiene que ser inevitablemente más líquida pero eso no debe suponer trabajar más y por más tiempo ni invadir la vida de nadie 24/7.

“La realidad horaria del teletrabajo debe ser más líquida pero esto no debe suponer invadir la vida de nadie 24/7”

Si hay algo que quieres comentar fuera de lo que habéis considerado como “horario de trabajo” (que, por cierto, debe ser un acuerdo explícito) intenta evitar en la medida de lo posible el uso de herramientas de comunicación directa como el Whatsapp o el Slack. Si vas a usar esta última, mejor un recordatorio programado, o quizá es mejor un correo que sabes que se va a leer al día siguiente (y nunca sobra un “Para mañana:”). Y, algo importante, sé estricto/a en la aplicación de estos horarios en las relaciones externas. Procura no contestar a correos externos fuera del horario de atención al cliente y pedirle a tus compañeros que tampoco lo hagan.

Cuando tienes los horizontes mentales de entrar y salir de la oficina, recibir un correo o una notificación esporádica no molesta. Al fin y al cabo, el trabajo forma parte de tu vida. Pero si esos marcos psicológicos desaparecen, recibir este tipo de comunicaciones puede ser muy invasivo e incrementar el malestar de un equipo de trabajo. Intenta, por tanto, evitar al máximo este tipo de prácticas (tanto desde dentro como desde los propios clientes) y fomenta el derecho a desconexión (y ojo con esto, porque la ley ya lo protege) o entrarás en riesgo de que tus compañeros o trabajadores experimenten “tecnoestrés”. Algunos de sus síntomas son el insomnio, los problemas digestivos, dolores de cabeza y espalda, inestabilidad emocional, baja concentración… mal rollo, ¿verdad?

Estos son los míos, pero ¿y tú? ¿Tienes algún truco para mejorar la comunicación en el teletrabajo?