28 Dic
GTD Gmail, una gestión de email productiva

Sácale partido a las funcionalidades de Gmail para gestionar mejor tus emails y tu tiempo

Project Manager & SEO @ Vital Innova

A pesar de todas las cruzadas e intentos de renovación del correo electrónico en los últimos años por parte de muchas empresas y startups, sigue siendo uno de los canales digitales de comunicación más usados.

Y aunque nosotros internamente usamos Slack como canal principal con sus ventajas e inconvenientes – esto da para otra entrada–, la comunicación con nuestros clientes sigue siendo mayoritariamente vía email.

Si recibes pocos emails la gestión del correo electrónico no supone ningún problema. Pero cuando llegas a ese temido punto en el que se te empiezan a acumular mensajes cada día porque requieren diferentes acciones que implican algo más que simplemente responder, todo se complica.

Y si encima añades a todo esto la posibilidad de que tengas que estar al tanto de varias direcciones de email de contacto, la complicación se convierte en caos 🤯.

Tras comenzar a sentir esa sensación de agobio durante varias semanas, comencé a investigar diferentes soluciones con la única condición de no renunciar a la vista del cliente oficial de Gmail –sí, esto también da para otra entrada–.

Y después de probar varias extensiones que no me resultaron muy convincentes, me percaté por casualidad de que Gmail ya contaba con la funcionalidad que necesitaba y encima no era ninguna novedad ya que lleva ahí desde hace casi 8 años.

Así que a pesar de que no es una novedad, voy a aprovechar esta entrada para contarte cómo he hecho yo para adecuar Gmail a mi propio flujo GTD adaptado a mis necesidades, y cómo puedes aprovecharte tú también.

#1 – Separando los emails en etiquetas / carpetas en la pestaña Principal

La primera de las configuraciones que comencé a utilizar fue a partir de la clasificación de los emails con las Etiquetas nativas de Gmail.

Se trata de aprovechar la posibilidad de etiquetar cualquier email en función del tipo de acción que requiera en vez de hacerlo por otro tipo de clasificación (cliente, proyecto, etc..).

De esta forma, será mucho más fácil localizar y dar salida a los diferentes emails acumulados en función del estado en el que se encuentren dentro de nuestro flujo de trabajo.

En mi caso, cree las siguientes Etiquetas en función del flujo principal que siguen el 90% de los emails que recibo en una de las cuentas que gestiono:

  • Pendiente de pasar a Jira
  • En progreso
  • Pendiente de comunicar

Una vez creadas, toca hacer la magia en la configuración de Gmail.

Lo primero que debemos hacer es desactivar cualquier otro filtro rápido de la Bandeja de Entrada dejando únicamente la pestaña Principal habilitada.

Filtros rápidos Gmail - GTD Gmail

Después, en la configuración general de la cuenta, vamos hasta Recibidos y escogemos como Tipo de bandeja de entrada -> Prioritarios.

Una vez seleccionado, ahora podremos configurar hasta 3 secciones personalizadas en nuestra bandeja de entrada en “Secciones de Recibidos”.

Así que, en cada sección, hacemos click en el desplegable que aparece a la derecha de cada una, escogemos “Más opciones” y seleccionamos la etiqueta o etiquetas que queramos en cada una.

Configuración Prioritarios - GTD Gmail

Configuramos el resto de opciones según nuestras preferencias, guardamos los cambios y volvemos a la bandeja de entrada. Ahora ya solo te queda comenzar a clasificar tus emails con las etiquetas para ver el efecto.

Dividir la bandeja de entrada con etiquetas - GTD Gmail

Así quedaría nuestra nueva bandeja de entrada

#2 – Dividiendo la bandeja de entrada en varias y filtrando por estrellas

Tras compartir internamente con el resto de mis compañeros la nueva configuración que había comenzado a utilizar por si a alguien más le podría venir bien, surgió a partir de ahí una nueva manera de conseguir el mismo efecto clasificatorio a partir de la unión de dos funcionalidades nativas: las estrellas y la posibilidad de dividir la bandeja de entrada en varias bandejas.

En esta ocasión, tendremos que ir hasta la pestaña de Configuración Avanzada, dentro de la configuración de nuestra cuenta, para habilitar la opción de “Varias bandejas de entrada” y guardar los cambios.

Una vez habilitado, nos aparecerá una nueva pestaña donde poder configurar todo a nuestro gusto.

En esta ocasión, vamos realizar la misma diferenciación que habíamos aplicado antes pero esta vez usando las estrellas/símbolos.

Otra manera de clasificar los correos - GTD Gmail

Recuerda que puedes configurar cuáles quieres usar desde la pestaña de “General” dentro de la configuración.

De tal forma que mi configuración anterior quedaría de la siguiente manera:

  • Pendiente de pasar a Jira –> Icono con exclamación
  • En progreso –> Icono con las comillas
  • Pendiente de comunicar –> Icono con el símbolo de información.

Después traducimos esta asignación al lenguaje de filtros de Gmail según el orden que queramos y añadimos un nombre a la sección. Si no sabes el código de alguno de los iconos, basta con que pongas el ratón encima y esperes a la aparición del title para descubrirlo.

Filtros varias bandejas Gmail - GTD Gmail

Nota: además de poder personalizar a tu gusto el tipo de icono a usar, los filtros también permiten la anidación de reglas mediante operadores de búsqueda.

Por último, mediante este método tendremos también la posibilidad de poder elegir mínimamente la distribución de nuestra nueva bandeja de entrada múltiple, pudiendo colocar en el lateral nuestras nuevas secciones para tener a mano los emails importantes.

Y listo, así es como quedaría nuestra nueva bandeja de entrada múltiple divida por secciones en función de nuestro flujo de trabajo.

Varias bandejas de Gmail con estrellas - GTD Gmail


¿Se te ocurre a ti alguna otra manera de poder aprovechar estas funcionalidades y sacarles más partido? Compártela con nosotros en los comentarios.

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