17 Dic
imagen de una sala de reuniones

Las 5 P básicas para tener reuniones eficaces

Project Manager & SEO @ Vital Innova

En remoto o presencial, da igual la situación, las reuniones van a estar ahí. Yo es algo que ya he asimilado en mi día a día, y aunque al principio me supuso algunos momentos de frustración por el impacto que tenían en mi productividad y en la de mis compañeros, he decidido que es mucho mejor intentar aprender a organizar reuniones de trabajo efectivas y no amargarse.

Sé que este tema ha sido tratado en multitud de ocasiones por otros autores (e incluso se habló de ello en una de las últimas Bonilistas) pero en las últimas semanas estoy leyendo el libro “Desarrollo de habilidades directivas” (Whetten y Cameron, 2016) y en uno de los capítulos hablan justamente de la importancia de convertirse en un hábil conductor de reuniones para alcanzar una mayor eficacia (y menos costes) en las organizaciones.

Lograr que una reunión no sea vista por sus participantes como una pérdida de tiempo es todo un logro, y el principal secreto para conseguirlo es dedicar tiempo a su preparación. Así que, a modo resumen y con el objetivo de no tener que convocar ninguna reunión que suponga una pérdida de tiempo en 2020 en Vital Innova, me gustaría resaltar lo que los autores han llamado las 5 P para la convocatoria de reuniones eficaces.

Cómo planificar reuniones de trabajo efectivas

Propósito

Las reuniones deben tener un objetivo y en concreto deben servir para tomar decisiones o para realizar un brainstorming. Para cualquier otro caso como por ejemplo, anunciar o comunicar alguna cosa relacionada con el trabajo, se debería intentar siempre utilizar otras vías más rápidas y económicas de comunicación.

creatividad de un objetivo para una reunión efectiva

 

Participantes

Quiénes, cuántos, cómo y por qué han de acudir a ella.

Tamaño. Si hay mucha gente, no se podrán tomar bien las decisiones ni intercambiar la información y si son pocos los partícipes, puede darse justo el caso contrario. En grupos de 5 a 7 se suele trabajar siempre mejor.

Composición. Un grupo homogéneo puede pecar de tener pocos puntos de vista, aunque sea más compenetrado. Y un grupo heterogéneo aporta mucha más riqueza de opiniones, pero llevará mucho más tiempo la resolución de conflictos. Debe existir un equilibrio entre las personas con orientación a la actividad y los que tienen orientación a los procesos. La homogeneidad estimula el compromiso y la heterogeneidad fomenta la creatividad y la innovación.

Habilidades. Es básico que asistan aquellas personas que: conozcan los problemas, aporten soluciones, controlen los recursos y tengan poder de decisión. Todas estas personas deberían estar incluidas en la reunión.

creatividad de participantes para organizar una reunión efectiva

Planificación

El organizador debe asegurarse de:

  • Proporcionar un espacio físico adecuado y los recursos logísticos necesarios para celebrar la reunión.
  • Ordenar y establecer las prioridades de los temas a tratar presentes en la agenda de la reunión.
  • Preparar y distribuir dicha agenda antes de la reunión. O, como mínimo, al comienzo de la misma.

Algunas reglas para planificar reuniones eficaces (Tropman, 1996. Effective Meetings: Improving Group Decision Making):

  1. Regla de las mitades: La persona encargada de convocar reuniones periódicas debe conocer los temas a tratar en la próxima reunión al menos en la mitad del periodo de tiempo entre la última reunión y la siguiente.
  2. Regla de los sextos: 2/3 dedicados a temas actuales y el tercio restante se divide en dos: un sexto para seguimiento a temas pasados y el otro para ideas de futuro.
  3. Regla de la agenda: Los temas a tratar en las reuniones deben estar redactados con verbos activos ya que aclara y promueve los objetivos. Ejemplo: “salarios” -> “Aprobación salarios”.
  4. Regla de los tercios: Dividir las reuniones en tres partes: primero se tratan los temas fáciles mientras todo el mundo se concentra y se anima a participar; después los temas más complicados; y, por último, el periodo de descompresión con temas de discusión o triviales. (1) Instrucción, (2) decisión y (3) discusión.
  5. Regla de la integridad de la agenda: Evitar tratar todo aquello que no esté incluido para tratar en la reunión. Ayudará a que los participantes no se desvíen con temas sobre los que nadie se ha preparado.
  6. Regla de la integridad temporal: La más sencilla y la más complicada a su vez: empezar y terminar a tiempo.

creatividad de una buena planificación para una reunión productiva

Participación

Presentar a los participantes si no se conocen y establecer las reglas básicas para que todo el mundo conozca el orden preestablecido. Si se van a tomar decisiones complicadas, los participantes deben conocer al comienzo de la reunión cuál va a ser la regla principal de decisión.

Es clave aprender a presentar los datos de la mejor forma (utilizar el gráfico correcto para cada dato), ya que ayudará a mantener el interés si los datos son densos y mejorará la eficiencia con la que se procesa la información.

Es necesario buscar constantemente la participación equitativa de todos los presentes intentando mantener la equidad entre todos los puntos de vista. Utilizar técnicas como el uso de preguntas abiertas o preguntar a otros miembros del equipo su opinión sobre los comentarios de otros participantes facilita la participación.

Por último, cerrar la reunión con un resumen de las decisiones tomadas, las tareas asignadas, el progreso alcanzado y los puntos clave que se han discutido. Si va a haber una próxima reunión, se debe reservar un breve periodo de tiempo para los preparativos necesarios.

creatividad de la importancia de la participación en una reunión

Perspectiva

(O retrospectiva para aquellos a los que estemos acostumbrados a las metodologías ágiles) Cada cierto tiempo, se debe valorar y evaluar el proceso con cualquier método válido. Por ejemplo, MDI: mantener, detener e iniciar.

¿Puede un participante ayudar a que una reunión sea eficaz?

Hasta ahora, todo lo que hemos visto ha sido desde la perspectiva de un convocante de la reunión. Pero el éxito no solo depende de él, es responsabilidad de todos los asistentes; así que también me gustaría mencionar algunos consejos para participar en reuniones efectivas:

  • Plantéate si debes asistir: si al ver los temas que se van a tratar crees que tu participación no es necesaria, no acudas únicamente por que te han convocado.
  • Prepara la reunión con todas aquellas dudas sobre los temas que se vayan a tratar y a comprender los objetivos
  • Puntualidad
  • Di adiós al miedo a preguntar.
  • Si vas a aportar información, sé preciso y directo. Lo irrelevante sobra.
  • Escucha y mantén el contacto visual.
  • Ayuda a mantener una participación equitativa
  • Actúa siempre de tal forma que el desempeño del grupo mejore.

Y hasta aquí este post sobre las 5ps para organizar una reunión de trabajo efectiva. Aplica todos y cada uno de estos puntos y verás como tus reuniones serán mucho más efectivas y productivas.